پیش‌بینی‌های غلتان چیز جدیدی نیستند، اما باید اشاره کنم که اکثر هتل‌ها از آنها استفاده نمی‌کنند، و واقعاً باید از آنها استفاده کنند. این یک ابزار فوق‌العاده مفید است که به معنای واقعی کلمه ارزش طلا را دارد. با این اوصاف، وزن زیادی ندارد، اما وقتی شروع به استفاده از آن می‌کنید، ابزاری ضروری است که باید هر ماه داشته باشید و تأثیر و اهمیت آن معمولاً در چند ماه پایانی سال وزن و شتاب بیشتری می‌گیرد. مانند طرح یک داستان معمایی خوب، می‌تواند ناگهان تغییر کند و پایانی غیرمنتظره ایجاد کند.
برای شروع، باید تعریف کنیم که چگونه یک پیش‌بینی غلتان تولید می‌کنیم و بهترین شیوه‌های ایجاد آن را بیان کنیم. سپس، می‌خواهیم بفهمیم که چگونه یافته‌های آن را به اشتراک می‌گذاریم و در نهایت می‌خواهیم ببینیم که چگونه می‌توانیم از آن برای تغییر جهت مالی استفاده کنیم و دوباره فرصتی برای ساختن اعداد و ارقام خود داشته باشیم.
در ابتدا باید بودجه‌ای وجود داشته باشد. بدون بودجه نمی‌توانیم پیش‌بینی غلتان داشته باشیم. یک بودجه ۱۲ ماهه دقیق هتل که توسط مدیران بخش‌ها تدوین، توسط مدیر مالی تلفیق و توسط برند و مالکیت تأیید می‌شود. این قطعاً ساده و آسان به نظر می‌رسد، اما به هیچ وجه آسان نیست. در اینجا یک وبلاگ جانبی در مورد اینکه چرا ایجاد بودجه اینقدر «طولانی» طول می‌کشد را بخوانید.
وقتی بودجه تصویب شد، برای همیشه قفل می‌شود و دیگر هیچ تغییری مجاز نیست. برای همیشه به همین شکل باقی می‌ماند، تقریباً مانند یک ماموت پشمالو از یک عصر یخبندان فراموش‌شده‌ی خیلی وقت پیش، هرگز تغییر نخواهد کرد. این نقشی است که پیش‌بینی غلتان ایفا می‌کند. وقتی وارد سال جدید شویم یا بسته به برنامه‌ی برند شما، در اواخر دسامبر، ژانویه، فوریه و مارس را پیش‌بینی خواهید کرد.
مبنای پیش‌بینی‌های ۳۰، ۶۰ و ۹۰ روزه قطعاً بودجه است، اما اکنون چشم‌انداز پیش روی خود را بسیار واضح‌تر از زمانی می‌بینیم که مثلاً در ماه‌های آگوست/سپتامبر بودجه را می‌نوشتیم. اکنون اتاق‌های موجود در دفاتر، سرعت، گروه‌ها را می‌بینیم و وظیفه پیش رو این است که هر ماه را به بهترین شکل ممکن پیش‌بینی کنیم و در عین حال بودجه را به عنوان یک مقایسه در نظر بگیریم. ما همچنین خود را با ماه‌های مشابه سال گذشته به عنوان یک مقایسه معنادار، همسو می‌کنیم.
در اینجا مثالی از نحوه استفاده از پیش‌بینی غلتان آورده شده است. فرض کنید REVPAR را برای ژانویه ۱۵۰ دلار، فوریه ۱۴۰ دلار و مارس ۱۶۵ دلار بودجه‌بندی کرده‌ایم. آخرین پیش‌بینی نشان می‌دهد که تا حدودی به آن نزدیک شده‌ایم اما عقب مانده‌ایم. REVPAR در ژانویه ۱۳۰ دلار، فوریه ۱۲۵ دلار و مارس ۱۷۰ دلار. در مقایسه با بودجه، نتایج متفاوتی حاصل شده است، اما واضح است که ما از سرعت عقب هستیم و تصویر درآمدی خوبی نداریم. خب، حالا چه کار کنیم؟
حالا ما تغییر جهت می‌دهیم و تمرکز بازی از درآمدها به سمت منافع عمومی تغییر می‌کند. با توجه به کاهش پیش‌بینی‌شده درآمدها در مقایسه با بودجه، برای کاهش هرگونه سود از دست رفته در سه‌ماهه اول چه کاری می‌توانیم انجام دهیم؟ در عملیات خود در مورد حقوق و دستمزد و هزینه‌ها در سه‌ماهه اول، چه چیزهایی را می‌توانیم به تعویق بیندازیم، به تأخیر بیندازیم، کاهش دهیم یا حذف کنیم که به ما کمک کند بدون از بین بردن بیمار، ضرر را کاهش دهیم؟ این بخش آخر بسیار مهم است. ما باید با جزئیات بدانیم که چه چیزی را می‌توانیم از کشتی در حال غرق شدن بیرون بیندازیم، بدون اینکه جلوی چشممان منفجر شود.
این تصویری است که می‌خواهیم ایجاد و مدیریت کنیم. چگونه می‌توانیم تا حد امکان اوضاع را در سود و زیان هماهنگ نگه داریم، حتی زمانی که سود و زیان آنطور که در بودجه برنامه‌ریزی کرده بودیم، محقق نمی‌شود. ما ماه به ماه هزینه‌های خود را تا حد امکان پیگیری و تنظیم می‌کنیم. در این سناریو، ما فقط می‌خواهیم از سه‌ماهه اول با بیشترین تلاش ممکن بیرون بیاییم. این پیش‌بینی غلتان در عمل است.
هر ماه تصویر 30، 60 و 90 روزه بعدی را به‌روزرسانی می‌کردیم و همزمان، «ماه‌های واقعی» را دوباره پر می‌کردیم تا چشم‌اندازی روزافزون به هدف نهایی - یعنی بودجه‌بندی پایان سال حزب جمهوری‌خواه - داشته باشیم.
بیایید از پیش‌بینی آوریل به عنوان مثال بعدی خود استفاده کنیم. اکنون آمار واقعی ژانویه، فوریه و مارس را داریم! من اکنون اعداد YTD از ماه مارس را می‌بینم و ما از نظر درآمد و GOP از بودجه عقب هستیم، به علاوه آخرین پیش‌بینی برای ۳ ماه آینده و در نهایت اعداد بودجه‌بندی شده برای ۶ ماه گذشته را نیز می‌بینم. در تمام این مدت، من به جایزه - پایان سال - چشم دوخته‌ام. پیش‌بینی برای آوریل و مه قوی است اما ژوئن ضعیف است و تابستان هنوز خیلی دور است که خیلی هیجان‌زده شویم. من آخرین اعداد پیش‌بینی شده‌ام برای آوریل و مه را در نظر می‌گیرم و می‌بینم که در کجا می‌توانم بخشی از ضعف سه‌ماهه اول را جبران کنم. من همچنین تمرکز دقیقی روی ژوئن دارم، چه چیزهایی را می‌توانیم تعطیل کنیم و اندازه مناسب را طوری تنظیم می‌کنم که بتوانیم نیمه اول سال را با GOP بودجه‌بندی شده یا بسیار نزدیک به آن پشت سر بگذاریم.
هر ماه ما پیش‌بینی ماه دیگری را واقعی می‌کنیم و می‌نویسیم. این فرآیندی است که در طول سال دنبال می‌کنیم.
بیایید از پیش‌بینی سپتامبر به عنوان مثال بعدی خود استفاده کنیم. من اکنون نتایج ماه اوت از ابتدای سال را دارم و تصویر ماه سپتامبر خوب است، اما اکتبر و به خصوص نوامبر، به خصوص با سرعت گروه، بسیار عقب هستند. اینجا جایی است که می‌خواهم نیروها را جمع کنم. بودجه حزب جمهوری‌خواه ما تا ۳۱ آگوست بسیار نزدیک است. من نمی‌خواهم این بازی را در ۴ ماه آخر سال ببازم. من با تیم‌های فروش و مدیریت درآمدم تمام تلاشم را می‌کنم. ما باید پیشنهادات ویژه‌ای را در بازار قرار دهیم تا تصویر ضعیف گروه را جبران کنیم. ما باید مطمئن شویم که تمرکز کوتاه‌مدت ما متمرکز شده است. برای به حداکثر رساندن درآمدها و به حداقل رساندن هزینه‌ها چه کاری می‌توانیم انجام دهیم؟
این علم پیچیده‌ای نیست، اما نحوه مدیریت بودجه ما است. ما از پیش‌بینی‌های غلتان استفاده می‌کنیم تا تا حد امکان به درآمد ناخالص داخلی پیش‌بینی‌شده در پایان سال نزدیک باشیم. وقتی عقب بودیم، مدیریت هزینه‌ها و ایده‌های درآمدی را دو برابر کردیم. وقتی جلو بودیم، روی به حداکثر رساندن جریان درآمد تمرکز کردیم.
هر ماه تا پیش‌بینی دسامبر، ما با پیش‌بینی و بودجه‌ی غلتان خود، رقص یکسانی را اجرا می‌کنیم. اینگونه است که ما به طور مؤثر مدیریت می‌کنیم. و ضمناً، ما هرگز تسلیم نمی‌شویم. چند ماه بد مطمئناً به این معنی است که یک ماه عالی در پیش است. من همیشه گفته‌ام: «مدیریت بودجه مانند بازی بیسبال است.»
منتظر مطلبی با عنوان «دود و آینه‌ها» باشید که به زودی منتشر می‌شود و در مورد چگونگی کم‌قولی و ارائه نتایج فراتر از انتظار در پایان سال و پر کردن همزمان کمدهایتان است.
در «هتل فایننشال کوچ» من به رهبران و تیم‌های هتل در زمینه مربیگری رهبری مالی، وبینارها و کارگاه‌ها کمک می‌کنم. یادگیری و به‌کارگیری مهارت‌های لازم رهبری مالی، مسیر سریعی برای موفقیت شغلی بیشتر و افزایش رفاه شخصی است. من به‌طور قابل‌توجهی نتایج فردی و تیمی را با بازگشت سرمایه اثبات‌شده بهبود می‌بخشم.
همین امروز تماس بگیرید یا نامه بنویسید و برای یک گفتگوی رایگان در مورد چگونگی ایجاد یک تیم رهبری متعهد به امور مالی در هتل خود، هماهنگی کنید.
زمان ارسال: ۱۳ سپتامبر ۲۰۲۴
